직장인을 위한 비즈니스 이메일 작성법 2

안녕하세요? 직장인을 위한 비즈니스 이메일 작성법 1보다 더 디테일하게 설명을 하고자 이 포스팅을 작성하게 되었습니다. 이번 블로그 내용에서는 적절한 예시를 들어 설명을 드리고자 합니다.

 

 

 

1. 이메일 제목에 소속 회사/소부서 용건을 정확하게 밝힌다.

- 안녕하세요, ㅇㅇ부서/팀 ㅇㅇㅇ입니다. (X) 

- [소속회사/소속부서] 모델명 XXXX 납기 일자 문의의 건 (O)

 

 

2. 이메일의 본문은 간략하게 작성한다.

- 구구절절 내용 작성은 가독성이 떨어진다. 

- 짧고 명확하게 용건만 작성한다.

- 첫 문단에 중요사항을 요약하고 문단을 추가한다.

 

 

3. 가독성이 좋도록 작성한다.

- 중요한 부분은 띄어쓰기, 굵은 글씨, 밑줄, 글자색 등을 변경하여 읽기 쉽게 작성한다.

- 번호 채번, 기호 등을 사용해도 좋다.

 

 

4. 질문을 할 때는 이해할 수 있도록 정확히 한다.

- 해당 자료는 내일 오전까지 작성이 가능할까요? (X)

- 보내드린 자료는 내일 14시까지 작성하여 회신하여 주시기를 요청드립니다.

  만약 일정 내 작성이 불가하다면 가능한 날짜와 시간을 회신 부탁드리겠습니다. (O)

 

5. 오탈자 및 맞춤법은 반드시 확인후에 발송한다.

- 오탈자 하나, 띄어쓰기로 인해 뜻이 달라지고 숫자 하나로 큰일이 벌어지는 게 비즈니스 메일이다. 오탈자 및 맞춤법, 띄어쓰기, 숫자, 날짜는 반드시 확인한다. (특히 숫자 주의*)

 

 

6. 첨부파일을 보낼 때는 메일 본문에 요약 또는 그림이 보이도록 넣는다.

- 첨부파일로 보낼 경우 상대방이 읽지 않을 경우가 많다. 메일 본문에 중요 내용을 요약하여 수신자가 쉽게 확인할 수 있도록 한다. 

- 첨부파일이 누락되지 않도록 한다.

 

 

7. '수신자'와 '참조'를 정확히 작성한다.

- 수신자(To.)는 내용을 직접 처리할 담당자나 직접 보고받을 사람

- 참조(CC)에 들어가는 사람은 말 그대로 해당 내용을 참조할 사람이다.

- 참조자에 처리자를 집어넣고 수신자에 상사를 집어넣는 실수를 하는 사람이 종종 있다.

 

 

8. 발송 버튼을 누르기 전에 소리를 내어 읽어본다.

- 발송하기 전에 읽어보면 어색한 부분이 나온다. 어색한 부분은 수정하도록 한다. 어색하면 의도하지 않게 커뮤니케이션의 오류가 발생할 수 있다.

 

 

9. 답장은 최대한 빨리 보낸다.

- 읽은 메일은 가능하면 빨리 답장을 한다.

- 작업이 오래 걸리는 경우,  "기한 내에 어려울 것 같습니다. 수요일 18시까지는 가능합니다."라고 미리 답장을 한다.

 

 

10. 중요 메일은 발송 전이나 후에 전화나 메신저로 알린다.

- 메일 수신자가 PC 앞에서 메일만 기다리지 않는다.

 

이메일은 글로 커뮤니케이션을 하는 전달 수단이지만, 본인의 얼굴을 드러내는 또 하나의 창구라고 생각합니다. 회사 내 직원 간의 업무 진행 그리고 협력사, 고객사와의 소통을 하는 창구이지요. 따라서 이메일은 나의 얼굴일 수도 있고 때로는 회사를 대표하는 이미지를 줄 수도 있습니다. 이처럼 중요한 이메일을 효율적으로 사용하시기 바랍니다.